合规审计，邮件归档占先机

基金公司在成立之初如果能够做好信息化的基本保障，那么毫无疑问地将在日后的发展中避免相关诉讼或问责，从而占领先机。正是基于此种想法，某基金公司采用了MessageSolution提供的邮件归档审计解决方案，预防了邮件长期保存、法规遵从、快速搜索和审计等一系列邮件管理中可能出现的问题，从而保证了公司今后业务的正常开展。

未雨绸缪
        某基金管理有限公司成立于2011年11月，是经中国证监会批准成立的从事基金募集、基金销售、资产管理以及中国证监会许可的其他业务的专业资产管理公司。该公司雄厚的股东背景为公司的渠道开发、市场销售等方面提供了强有力的支持，为公司的发展奠定了基础。在竞争日趋激烈的基金行业中，公司希望能尽快树立起良好的声誉，将自身优势与客户服务结合起来，逐步发展成为业内知名的优质企业。

        由于公司属于基金证券行业，相关法律法规对该行业的信息保留有着非常严格的规定，这是一家基金公司必须要满足的刚性需求。此外，邮件无法查找的问题已经初露端倪，如果不能尽早解决，邮件保存和搜索问题会随着时间积累而更加难以处理。同时，考虑到今后的业务发展和公司壮大，公司也非常重视监督和审计功能，希望在一套解决方案中能实现上述功能的整合，将问题消灭在萌芽之中，使邮件信息得以全面保留、快速准确搜索，实现集中监督管理，具备邮件审计功能以应对未来的审计需要，同时系统也要具有良好的稳定性以支持日常工作。

慎重选型
        该基金公司在选型时对比了国内外多家归档产品，进行了严格的产品测试。有的归档产品是软硬件一体的，测试人员认为投入使用后的灵活性和适用性也在考核范围内；有的归档产品需要与同一厂家的其它产品进行捆绑，测试人员并不认为企业确实需要该捆绑产品，同时安装和后期维护成本及使用的安全性也是需要考量的问题。

        更为重要的是，被列为解决目标之一的审计功能，大多数归档产品无法给出统一的解决方案。如果仅仅为邮件的审计再单独购买一套产品，又颇为耗费人力和资源成本，至于能否与归档系统完美配合更是不得而知。所以这次选型邮件归档产品，经过多方面的考量和比对，该基金公司最终选择了由MessageSolution提供的邮件归档审计解决方案。

        公司选型邮件归档产品的标准无非是以下几点：产品功能是否和公司需求相匹配，能否符合公司的业务发展状况，实施方能否提出实用的方案，成本是否合理。MessageSolution在该基金公司归档产品选型过程中一直提供着完备的售前咨询服务，阐述了很多归档审计理念，该公司即是看好了MessageSolution所能提供的邮件归档咨询和其它良好的服务。

        在严格的选型测试过程中，公司一直都有审计人员参与其中，以便更好地选择出符合审计要求的产品，最终他们选择了MessageSolution的纯软件邮件归档审计产品，统一实现归档和审计功能，无需单独购买其它模块或产品。

        MessageSolution为该公司进行了全面的邮件归档审计方案实施调研，就公司的具体环境分析，实施方案遵循完整性、稳定性、可扩展性、安全性和经济性，保证在满足公司所有归档要求的基础上，既实用又经济。

        方案实施并非易事，但MessageSolution凭借着出色的方案设计和出众的实施团队，在仅仅一天的时间里就完成了邮件归档审计系统EEA的安装和调试，方便易用的系统随即就投付使用了。

归档先行
        现在，随着MessageSolution EEA在该基金公司的正常运行，公司在邮件管理的以下方面获得了明显的功能提升：

        1、邮件全部归档：实现了所有邮件，无论是抄送还是密送，都一封不落地全部保留，遵从了相关法律法规，为今后影响紧迫诉讼或其它管理需要而打下良好基础。

        2、快速搜索：MessageSolution自主研发的强大的搜索引擎使用户可以采用模糊搜索、二次查找等多种方式，支持多语种查询、深入附件内容、次秒级查找，从此邮件信息寻而不得的情况一去不返，有效支持了日常信息的快速流通，更节省了从备份中调取、甄别信息所耗费的巨大人力物力。

        3、强大的审计功能：实现策略自动审计、管理员审计、审计员审计和随机取样审计。即可以设置关键字词、发送方向和监管策略审计，部门和组管理员可以对管辖用户进行搜索、打标、锁定等审计措施，经授权后多名审计员可以同时对一组数据进行审计，审计结果的邮件数据被分类管理导出。这为审计员提供了方便有效的审计功能，节约了审计的软件和人力成本，同时增加了工作效率。

        4、集中管理：对授权范围内的邮件可以进行实时搜索、查阅、统计、敏感词汇监控，这样便于管理人员更好地控制项目进度、了解项目内容，使原本分散的信息集中到一起，充分发挥信息的作用。

        对于该基金公司这样实力强、起点高、内外部信息价值大的金融企业来说，邮件信息的妥善保管和运用是日常工作顺利进行的重要一环，该公司的项目负责人这样评价EEA对于企业的重要意义。如果没有邮件归档从最初就对企业邮件信息进行良好的保存和管理，那么在今后的业务来往中一旦在信息流通环节出现问题，造成的损失将是无法估量的。所以，该基金公司与MessageSolution此次合作实施邮件归档审计解决方案，不仅体现了对MessageSolution EEA这款产品的高度肯定，也体现了对MessageSolution的充分信任，更体现了邮件归档对基金企业乃至金融行业的重要性。
 

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