• 快捷搜索
  • 全站搜索

细分对象制标准 整合条款贯要求

2019-02-01 17:26:24作者:中国农业银行科技与产品管理局 李宽编辑:金融咨询网
标准化的作用越来越重要,这一点已毋庸置疑。但在实践中,却存在两个疑惑,一是什么管理对象适宜制订标准,二是诸多标准如何能够切实指导实践。本文从目前的标准规范与工作时间的差异分析入手,探析了差异的成因,并提出了标准从制订到实施的一种途径。


面临的问题:标准化的作用越来越重要,这一点已毋庸置疑。但在实践中,却存在两个疑惑,一是什么管理对象适宜制订标准,二是诸多标准如何能够切实指导实践。

  应对措施:按照ISO提出的整合(integrated)要求,使得通过标准规范能够切实提高质量和效益。

目前标准规范与工作实践的差异

  1.规范要求泛,落地差一段。很多标准提出的都是原则性要求,涉及的角色高度抽象,在实际工作中很少有人专门从事这一工作,故与标准实施单位的部门和工作岗位难以建立一一对应关系。简单地说,就是“看着标准干,还不知咋办”。

  2.标准要求专,工作难记全。标准往往是针对某一事的某一个具体环节或方面进行规范,导致针对同一事项的要求,散落在各个技术标准中。简单地说,就是标准啥都有,用着不顺手。

  3.例外情况多,违例成本小。在实际工作中,一是相关事情的决策者对标准规范的规定,并未养成法律界和知识产权界的随时检索的习惯,所考虑和依据的要求和流程有可能是历史规定,也有可能是新的想法并未体现在规章制度和技术标准中。二是目前业务对信息技术支撑的要求强烈,很多情况下,无论是技术方案还是管理流程都要创新,所以标准规范有可能不能满足这些要求。三是能够执行标准规范的情况下,如果不执行相关标准规范要求,可能依旧能够完成工作,并对领导最为关注的工作成果没有显著不良影响。四是目前对标准规范执行情况的检查和认证,还停留在人工现场阶段,一方面检查点十分有限,另一方面并没有采取真正的随机采样措施,所以即便现场检查,往往也不能代表日常的工作。

  4.评审众人说,内容现把握。各金融机构一直努力在管架构,但无论是数据架构还是应用架构,往往通过会议以汇报的方式论及,即便是相关部门的人员参加了会议,也并非相关方面的核心技术人员。基本的方式通常是先汇报再讨论,而在讨论过程中,一旦进入技术细节,则最清楚的人员是项目组成员,为了便于工作开展,在汇报时往往会不自觉地避开工作量大或不熟悉的框架。

  5.流程人工控,可否纪要定。目前对项目评审的流程,不论是会议形式还是签报形式,流程基本上是人工控制的,即需要哪些环节、在每个环节有哪些输入和输出、哪个环节谁是责任主体基本上依循惯例且一事一议,对最后形成的评审结论通过会议纪要体现。由于项目越重要,会议主持的层次越高,但可能投入的精力和时间就更加受限,导致事后即便出现问题,不仅难以进行责任追究,甚至难以定位出现的原因。

标准规范与工作实践的差异成因初析

  1.上级对规范管理的要求转化为整章建制。最近标准化地位日益提升,标准化法刚刚修订,人民银行对标准化工作的持续重视,加之“一流企业做标准、二流企业做品牌、三流企业做产品”的广泛流传,则形成了标准制订的强劲外源推力。由于推力是外源的,转变成内源的、自发的动力的程度并不一致,导致“让写就写,让查就查,规范划边界,标准保尽职”的状况占了不小比例。

  2.现有标准规范未能囊括管理要求传导信息。由于情况变化快,目前实际上很多重要的会议决策和领导指示都涉及工作流程、要求的变更。目前对所有规范性文件之间的关系未见权威说法,尤其是当出现不一致的内容时,如何执行和理顺往往由执行人员确定。加之标准规范的制修订流程长,不能及时反映管理和技术要求,导致现行标准规范难以全面涵盖治理和管理要求。有些标准规范在制订时考虑到了这一因素,但会导致标准规范在实际执行时需要解读,否则就无法执行和确认。

  3.标准规范起草者未能接受最新的知识培训。当国家法律、法规、部门规范和监管要求在企业内部落地时,企业内部制订的标准规范需吸纳国家标准和国际标准中对治理和管理的相关建议,与相关国家标准、行业标准、团体标准和国际标准保持兼容,对裁剪的内容应有分析和比较。两者在企业、条线、部门内部的体系,不应该仅仅是一个组织结构图,而是对所有工作职责和管理对象的全面覆盖。但掌握这些内容一是需要接受必要的培训,二是需要一定的积累,三是掌握编制要求。目前的实际情况是,标准规范的编制人员在投入精力学习和能力积蓄上存在欠缺。

  4.工作成效和个人业绩难与标准规范挂钩。目前的绩效考核方法在很多情况下分为KPI和KCI(或KBI)两个指标。落实标准规范基本上难在KCI上得到体现,且若指出别人违反了标准规范的要求,则很有可能是妨碍KCI得到高分。而KPI首先体现的是效率,因为质量实际上是满足干系人的期望程度,这样的期望是可以通过多种模式进行影响的,例如对有些软件的开发,可以在投产的同时启动二期工程。对一些现有的质量问题,可以描述为需求不清晰和测试不充分等等,这些说法往往容易得到相关方面的认可,并不影响、甚至有可能提高KPI。反之,严格按照标准规范,一般来说在没有形成习惯和信息化手段支持的情况下,可能会增加时间和投入的资源。如果有两个或多个项目相比,有可能对KPI形成负面影响。

  5.标准规范量多点散角色多元实际无集成。标准规范由于其专门规范某一事宜和某一客观事物的特点,往往数量比较多,涉及的视点比较散甚至琐碎(例如对不同的评审如何进行,就有类似IEEE标准的国家标准,规定了五种方式),而在不同的标准规范中可能都根据需要设定了一些角色,这些角色与实际的工作岗位和个人如何进行匹配并无成熟方法和一定之规。实际上,目前ISO已经意识到这个问题,要求所有的管理体系标准都按照统一的章节编制,以便于进行集成。但目前实际上包括咨询公司在内,一般未涉及如何集成的问题。所谓的体系和集成,便在“量多点散角色多元”的冲击下,基本上没有落地。

标准规范在实践中通过集成落地的建议

  以上的现象和分析,特点是即便口头说改,实际上改起来难度也比较大,而且往往会在改的过程中回到原来的平衡中。因此,需要将其看做约束,采取一些措施,按照ISO提出的整合(integrated)要求,使得通过标准规范能够切实提高质量和效益。

  1.抓大放小,分类日常事务。将规范的目标设置在影响深远、占工作主流、能够在日常工作实施的过程上。过程的划分应符合SMART原则,即具体(Specific)、可度量(Measurable)、可实现(Attainable)、职能相关(Relevant)、完成明确(Time-bound)。每个最小内设单元根据其职责至少明确一个主要工作过程,但最多不能超过9个;根据George Armitage Miller记忆理论,以3~5个主要工作过程为佳。

  2.萃取规范,固定工作流程。按照规范行为的思路(可以是管理标准、工作标准,也可以是规章制度形式),通过编制最小内设单元在当前人员状态下可用的工作手册,实现对上述确定事宜工作过程的分步骤(活动)分解。每个活动均应明确启动条件(包括完成的先导任务和达到的入口条件)、本活动工作内容(不采用通用的词汇,例如开会、讨论、审阅)、本活动的产出(可展示)和责任人,必要的情况下,活动可以并行,也可以进一步分解为任务,但是整体过程的出入口必须单一。通过工作手册界定的工作过程规定的相关内容,例如资源分配、配置管理、事件管理、问题管理等等,应与现有的所有规范性文件保持一致,特别是新的规范性文件要求(包括领导批示)。因此,工作手册在维护过程中,应同步维护编制说明。编制说明应描述规范的步骤与现有的规范性文件,包括但不限于法律法规、部门规章、行内规章制度,国家标准、行业标准、团体标准、企业标准以及国际标准、国外先行先进标准(以下统称规范性文件)的关系分析。除非规范性文件的强制性要求,工作过程不一定全部符合现有规范性文件中的要求和建议,但要不符合需有充分的理由。工作过程的每个活动以及任务,都应明确规定到人的责任主体,A、B角色的,谁执行谁负责。这样,针对这些典型的工作过程,按照工作手册,就可以一步一步完成。

  3.集成标准,明确工作要求。按照技术标准规范对象的原则,通过编制技术手册,实现对工作要求特别是文档格式、工作对象的符合条件进行明确。鉴于国家对企业标准体系的要求,企业标准要考虑到体系性和与相关国家标准、行业标准、团体标准以及国际标准的协调性,很难按照某个处室或具体工作的要求编制,但随之也增加了应用的难度。因此,明确依据的上位标准应该分为三类:第一类是直接适用于本机构的外部标准,其清单随着标准体系发布,并建立随着标准的更新情况动态更新机制;第二类是对成熟的事宜,机构自行编制的企业标准;第三类是确有急迫规范需要,但目前难以考虑到与其他标准全面协调的针对特定对象的技术要求,建议编制为机构部门级技术规范。在落地实施时,统一编制为技术手册,包括对现有标准(含技术规范)的直接引用,对现有标准(含技术规范)的裁剪应用和对现有标准中没有规定内容的规定。为了参照方便,在没有信息系统支持自动交叉参考时,可将涉及的技术要求全部写入技术手册中。同时,也应编制和维护一个类似于工作手册的编制说明,以说明对现有上位标准的取舍、裁剪和不采用现有标准内容的理由。

  技术手册与工作手册配套,就形成了对工作过程中所有对工作对象从形式和实质性技术内容的要求。实际上,两个手册也可以编制为一本,左面是流程,右面是要求,必要的文档格式等等作为附录。也就是说,对符合的工作过程,可以做到所有规则都在此,不在此处非规则。

  4.化整为零,分解直到过程。对大型的工程和长期的工作项目,应按照SMART的原则进行分解,一直分解到可以适用前述工作手册和技术手册的过程。应对分解的结果进行评估,如果存在比较大的比例不能分解为常规过程,则应考虑是否存在另外的划分方法。对常规过程不能适应但对整体工程和项目的长期效果有重要影响的过程,应考虑是否先制订相应的工作手册和技术手册,以建立一个规范的过程试行。

  5.效法仿标,专人维护审核。目前在法律上,立法、守法、执法、司法有一套机制和人员,负责审视具体事宜与法律规定的相符性,并根据社会发展提出对法律法规的改进意见。而在标准方面,在第二产业普遍存在着标准审查部门和角色,负责审查所有的设计以及工艺是否符合现有的各级标准。目前,金融机构科技与产品工作已经复杂到适宜考虑设置专门的标准规范人员(可以在岗位职责中设定投入精力的百分比,专职人员更佳),一方面负责维护前述的工作手册和技术手册,确保和现有上位规范性文件的协调;另一方面根据工作实际,提出对上位规范性文件的修订意见。特别是对领导讲话、批示等简明扼要而实际上场景化的规范性要求,应分析执行时应具备的条件。对所有在工作手册和技术手册中不能实现的要求,应进行SWOT分析。

  6.信息支撑,强流控记凭证。在没有工具支撑的情况下,工作过程是否有裁剪,每个环节(任务)是否在达到准入条件时才进入而在满足准出条件时才算完成,可能都在最后一个总结性文档中记载。一方面存在失真的可能性,以致于这些积累作为改进的基础可能会走弯路;另一方面对过程的产出,质量也只能凭感觉预估。因此,对每个工作手册与技术手册,应选定一个信息化的流程支持工具且绑定一个文档管理工具,在规定的环节,必须按照规定的流向实施,并提交规定的文档。

(文章来源:金融电子化杂志)

扫码即可手机
阅读转发此文

本文评论

相关文章