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核心业务系统本质上是一个“综合”管理信息系统,从大的方面看,以服务行业为主要业务的核心业务,重点是围绕“合同管理”和“项目管理”进行。“合同管理”反映企业与客户之间的契约管理,它是服务和业务管理的综合体现,“项目管理”反映企业内部组织过程管理,它涉及合同管理,同时也涉及企业内部的组织管理、核算和资源的合理运用。
核心业务系统内容体系应该包括:核心业务系统的整体结构/总体结构;核心业务系统内外部环境及标准化;典型组成部分的结构和组成分析;各组成部分之间的关系和综合管理、优化。针对核心业务系统的内容体系,我们给出核心业务系统的总体结构,如图1:
可以看出三个层面的四个组成部分具有相对应的内容。
有关专家已经提出了目前核心业务系统的三高状况,即“高期望”、“高依赖”和“高失望”。“高期望”反映管理的目标,“高依赖”反映管理对核心业务系统的依赖,“高失望”主要反映“期望”和“现实功能”之间没有一个好的内容体系做桥梁,用以沟通“过粗”的管理目标和“过细”的功能实现。
本文提出了核心业务系统的内容体系,并以一个典型的业务块的具体分析,反映了核心业务系统的基础,在此基础上,介绍了核心系统内“块”之间的相邻特性、核心业务系统的环境体系、核心系统的发展和演化、核心系统的分布和外挂、核心业务系统与行业标准化的关系、核心业务系统运营管理问题、核心业务系统的评估问题等,并给出了一些结论和建议。
核心业务系统的典型块分析
首先,核心业务系统是由众多的块组成的,而这些分块又与组织结构有关,并分成了:基础职能部门(如:财务、人事、办公室……)、专业管理部门(如:车险、财险、责任险……)、综合管理部门(如:客服、理赔、销售……)等等。我们把重点放在典型块之中,特别是“合同管理”明细对象上,我们先给出一个典型块的组成,如图2:
由图中可以看出,我们把典型块分成了三个层面。接下来我们更具体地分析三个层面的构成。根据稳定性原则,我们先侧重分析它的数据结构(业务单证/表单),即它的“信息结构”,然后按照我们的“块”构成公式自然过渡到“业务模型”。
核心业务系统“块”的记录事实层(信息模型)
核心业务系统一个最主要的功能是记录全部的业务数据,以便进行整个企业的管理。所以核心业务系统的最基础使用者是企业内的大量“内勤”人员。甚至国外的一些地方普遍的称核心业务系统为“后端办公系统”,有时候也叫“生产系统”或“交易管理系统”。
核心业务系统的基础性工作是:先要建立(环境)各要素(元素)的表单结构和数据,再根据具体的明细合同内容记录合同的有关结构。显然,记录事实层虽然侧重信息模型,或者说数据模型,但是它也有相应的流程/活动,它反映记录事实时的操作步骤,以及大量非过程性的信息结构约束活动/条件。记录事实的流程主要反映数据的生成过程。
核心业务系统的主要工作就是建立“数据源生成责任制”和“数据变更审核制”,或者说是“数据沿着流程变更(追根溯源)的审核及追究”,也就是数据生命周期的责任制和监督制。这项工作非常琐碎,但是它是整个系统的基础。它必须配合组织管理方式和内控制度加以完善。有时信息管理系统对流程的梳理,就是对数据源头的梳理,并由此引出了效率,安全,可操作性,优化等一系列问题。
核心业务系统“块”的约束层(流程模型)
从管理的角度看,核心业务系统的基础工作只是记录有关的事实。但是当我们进行更复杂的管理时,它的“重心”向“活动”方向转移,并且构成更加丰富的变化。究其根本原因,人们为了管理的目标,不满足于基础的“记录”,加入了各种各样的控制、约束、评估……可参考图2中的约束类和评估类。