打造电子科技文档管理的信息化管理_案例

业银行在大力发展科技的进程中，实现涉及信息科技领域需求设计、应用开发、验收测试、生产运行、日常管理等方面的电子科技文档的信息化管理日渐突出。

进入网络时代，银行业的传统经营模式遭遇到前所未有的挑战，国内各大商业银行在积极推进综合改革的同时，紧跟全球银行业信息技术革命的浪潮，主动迎接“电子银行”和“虚拟银行”时代的到来。要遵循科技兴行的战略方针，打造现代银行科技平台，重构商业银行服务模式，信息技术已经全面融入到现代商业银行的各项经营管理活动之中，IT成为银行业不可分割的一部分。

商业银行在大力发展科技的进程中，必然会产生大量的电子文档，这些电子文档涉及信息科技领域需求设计、应用开发、验收测试、生产运行、日常管理等方方面面，统称为电子科技文档(以下简称“科技文档”)。本文将就科技文档的管理问题作一些探讨。

一、科技文档特点分析

与其他文档相比，科技文档的突出特点是专业性强、数量多、体积大、传播广、版本杂，这些特点都是科技文档信息化性质决定的。

专业性强表现在科技文档涉及专业技术领域的方案、规划、研究报告、版本工具等，容易修改，方便复制；数量多表现在科学技术更新速度快，新旧技术交替平凡，因此会产生大量的文档；体积大主要是因为一个科技文档里面通常会附多个附件，且由于有图形、计划表格等，其体积一般能达到几兆，甚至几十兆，有的版本文档甚至以G为单位；传播广则表现在科技工作各方面协动性强，关联紧密，牵一发而动全身，每项工作都需要经过多方讨论、研讨、认证，相关科技文档也需要多次被共享、传播、发布；版本多与传播广密切相关，正由于科技文档的多次共享，被多方修改，确认，在这个过程中便出现了同个文档的多个版本，区分困难。

二、科技文档管理难点

科技文档的管理一直是个难题，具体表现在以下几个方面。

1．安全管理要求较高
科技文档由于其专业性强的特点，为避免商业秘密泄露，其安全管理要求较高。目前，针对科技文档的安全管理基本采取事后控制的方式，通过集中扫描客户端、引入文档在线控制系统、对外发邮件进行扫描、与员工签订保密协议等方式，确保商业密级的科技文档或含有敏感词的科技文档安全。但这种安全管理往往属于“运动式”管理，如果没有对重要的科技文档实现集中式管理，每次安全大检查都需得进行一次全员总动员，投入资源和人力都较大，安全管理将变得复杂。

2．若管理不当，易导致查询不便，效率低
科技文档数量多、版本杂，如果没有针对此类文档进行有效归属分类，实现集中查询，就很容易被散布在各部门、各信息平台、各邮箱备份，甚至是员工的个人电脑中，不易查询。即使每个部门根据自己的工作需求，对本部门产生的科技文档进行一定的集中，但由于部门工作性质不同，势必会根据不同的管理模式对文档进行分类管理，可能有的根据工作流程分类，有的根据项目分类，也有的根据产生时间分类。事实上，多数会采用建立文件夹的方式进行管理，这样文件夹繁多，又缺乏统一的分类标准，难以实现集中查询和搜索。

3．管理自动化建设容易被忽视
商业银行科技工作的重点是其现代银行科技平台的建设，实现信息技术开发应用的跨越式发展，其中产生的大量科技文档更多的是用于工作开展过程中的沟通、使用和共享。为此，科技文档自身的管理除了实现电子化、无纸化之外，其管理模式还是大量依靠手工：手工归档、手工清理、手工查询、手工统计等；同时科技管理信息平台建设重点一般关注于流程的优化，缺少对科技文档自动化管理整体规划考虑。

科技文档中包含有大量的专业知识，要以科技文档管理的自动化建设作为基础，记录科技文档的多次沟通和共享。

4．科技文档电子化要关注文档排版成本
目前，科技文档只是实现了简单地从传统的纸介文档通过电脑转存到数字化设备上，然后通过排版进行了美容。其特征是：科技文档产生过程大量地依靠桌面处理和编辑排版软件。工作人员在编写科技文档过程中，除了科技文档内容之外还需要在排版上花费较多时问，但这样的科技文档除了第一次呈现外，较难产生更深效益，只能通过人的职能活动，如阅读识别、分析感受、总结概括等产生信息。如何有效控制其排版等成本，提升文档持续使用价值也是当前需要考虑的一个问题。

三、科技文档管理信息化探讨

实现科技文档的有效管理，就是要实现科技文档的全面信息化，使其可以按数据源或数据所有权组织布局，建立网状分布的索引、加工，形成多层次、多角度、实时、协同的信息整理和分析机制。

1．实现科技文档的全生命周期管理
为了更有效地管理科技文档，必须考虑对其实现全生命周期管理，按照文档的创建、访问、存储、流动、共享、废止的生命周期进行管理(如图1所示)。

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