打造电子科技文档管理的信息化管理

        科技文档的管理应当从创建之初开始，在各类信息系统建设的需求分析阶段，特别是管理信息、办公自动化、决策支持等占重要地位的信息系统，务必考虑将日常例行的、有固定格式、固定频率的文档，如各类申请表、项目周报月报阶段性总结、工作中具共性的日报、周报等固化至信息系统中。

        一是可以大大节省人力成本。将此类文档固化在信息系统中，信息录入者无需关注文档的美观，如调整格式、调整版面等，从而使信息含量更高，而且可以通过信息系统实现信息的定制，甚至部分信息可以通过信息系统自行统计形成，节省大量手工统计汇总的工作量和机构之间的沟通成本。

        二是改变传统管理信息采集的被动模式，实现由被动模式到主动模式转变。传统模式为：上级管理机构负责整理所需日常信息的范围，并发布命令，接到命令的下级按时整理出相应范围内的信息并编制成文档，上级管理机构从报送上来的文档中获取所需要信息。如果将此类文档直接固化在信息系统中，上级管理者便可实时从管理信息中实时获取相关信息，主动进行信息分析，为决策提供依据，提高工作效率。

三是可以通过各信息系统的网状分布，提高文档的使用率。以文档作者编制和报送文档，其信息的传递是垂直模式，只有一条路径，但如果固化在信息系统中，可以通过信息系统的网状分布，使得各类信息的传递不再是一对一，而是一对多或多对多，这是实现信息共享的必要条件。

        通过筛选，实际工作中大量的科技文档可以直接转变为信息纳入信息系统的生命周期一并进行管理，余下少量的科技文档则为非例行的，富有创造性的、建设性的科技文档，这类重要的科技文档的泄密将造成不可估量的损失。为此，在创建时就应完成其分类和访问鉴权，给予最高最严格的授权，打下烙印，在后续访问、存储、流动、共享、废止全生命周期中此烙印一直存在。这样，科技文档的安全管理将根据不同的分类定义和分类等级采取不同的策略和保护策略，授权公开可视，对文档的传播范围和共享进行防控；文档密级的定义及升级和降级要经专门部门的审批，安全管理只需跟踪烙印，集中于重要文档，既简化流程，又可达到事半功倍的效果。

        2．对科技文档进行分类规划
        科技文档的分类管理可以从以下两个维度考虑：一个是安全等级。可以结合信息系统的安全等级确定不同信息安全等级的科技文档，针对信息安全等级高的文档，要集中资源进行最强有力的控制和授权管理。另一个是共享、流动模式。根据信息所有者、需要访问信息的人群、数据用途，决定文档的共享、流动模式、变更频率及文档对于故障恢复的要求，以及对于链接、访问效率的要求。

        正确的进行科技文档分类，便于在文档的保存、检索，实现高效检索和安全控制的平衡。当然，科技文档的共享不是绝对的共享，而是有限制地共享。不同权限的使用者可快速从相应授权范围的信息系统和文档中提取出相关信息并加以重新利用，从而实现文档自助式服务。

        3．分步实现科技文档管理信息化
        科技文档的管理是复杂的，其管理信息化的水平依赖于相关技术的发展水平，如在线编辑、检索、备份、共享等技术，其信息化建设的过程不可能一步到位，但也不应当忽视，应当根据信息技术发展水平，分阶段、分步骤完成。

        首先，建立基础的科技文档集中管理平台。基础的科技文档集中管理平台主要目标是实现科技文档集中管理、安全控制、灵活查询、方便利用，集中的范围要从小到大，最终覆盖整体科技领域组织的各部门，使商业银行形成业务文档和科技文档两大脉络。此阶段，要以实现文档的集中管理为目的，可以对涉密文档及重要文档自动形成文档清单，针对集中文档的灵活查询，从而达到对文档方便利用的目的。

        其次，不断优化科技文档集中管理平台。在科技文档集中管理的基础上，对科技文档进行持续分析，以科技文档管理视角调整信息系统的需求分析，将其中大部分日常工作产生的文档逐步固化在各类信息系统中进行管理，实现自动生成、审批及保存。此类由信息系统自动生成并保存后的文档同时作为信息自动归入科技文档集中管理平台以便于查询、分析，再利用。

        再次，实现科技文档集中管理平台智能化。科技文档集中管理平台，与各信息系统、邮件系统实时相联，形成网状分布，通过科技文档集中管理平台可以进行在线协同编辑、在线审批、在线流转，各信息系统、邮件系统均可以科技文档集中管理平台作为纽带进行信息运转。同时引入强大的搜索引擎，搜索信息在整合生命周期的各种状态，包括信息创建记录、更新记录、访问记录、流动记录、归档记录、废止记录全过程，在充分实现信息的分享、复用同时实现信息的自动归档、自动审计、自动利用等智能功能。

（文章来源：中国金融电脑）
 

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